Werde Teil unseres Teams

Du liebst es, wenn alles gut organisiert ist und Menschen sich aufeinander verlassen können? Dann werde Teil unseres Teams bei IDALABS – einem Softwareunternehmen, das die Bauwirtschaft mit digitalen Lösungen aufs nächste Level bringt. Als Team- und Projektassistenz sorgst du dafür, dass interne Abläufe reibungslos funktionieren, Projekte effizient gesteuert werden und das Team den Rücken frei hat, um Innovationen voranzutreiben. Mit deiner Unterstützung schaffen wir Strukturen, die unser Wachstum weiter möglich machen.

Aufgaben

• Organisation und Struktur: Planung und Koordination von Terminen, Meetings und Reisen – inklusive Vorbereitung, Nachverfolgung und Dokumentation der Ergebnisse.
• Projektunterstützung und Koordination: Unterstützung bei der Steuerung laufender Kundenprojekte, Abstimmung mit internen und externen Stakeholdern sowie Monitoring von Aufgaben, Fristen und Meilensteinen.
• Erstellung und Pflege von Schulungs- und Informationsmaterialien: Entwicklung, Aktualisierung und Qualitätskontrolle von Schulungsunterlagen und internen Wissensdokumentationen, um die Einführung unserer ERP-Software bei Kunden optimal zu unterstützen.
• Administrative Unterstützung der Unternehmensprozesse: Zusammenstellung abrechnungsrelevanter Unterlagen, Erstellung von Rechnungen und Mahnungen sowie Unterstützung im Bereich Zeitwirtschaft und interner Berichte.
• Kommunikationsschnittstelle: Du bist zentrale Ansprechperson für Kunden, Projektpartner und interne Teams und sorgst dafür, dass Informationen zielgerichtet fließen und Entscheidungen vorbereitet werden.
• Kontinuierliche Prozessverbesserung: Durch dein vorausschauendes Handeln erkennst du Optimierungspotenziale und trägst aktiv zur Weiterentwicklung unserer internen Abläufe und Du übernimmst Verantwortung dafür, dass Organisation und Umsetzung Hand in Hand gehen – und trägst damit maßgeblich zur Effizienz und Professionalität unserer Kundenprojekte bei.

Qualifikation

• Abgeschlossenes Studium oder kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau, Kauffrau/Kaufmann im Groß- und Außenhandel oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung in Assistenz-, Projektunterstützungs- oder Office-Management-Rollen ist von Vorteil.
• Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools wie ERP-Software oder Microsoft 365 und die Bereitschaft, sich schnell in neue Systeme einzuarbeiten.
• Grundverständnis für kaufmännische Prozesse (Rechnungen, Zeitwirtschaft, Dokumentation).
• Verantwortungsbewusstsein, Engagement, Kreativität und gesunde Durchsetzungsstärke.
• Sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise, auch wenn es mal hektisch wird.
• Freude an einer detailorientierten Umsetzung, damit nichts auf der Strecke bleibt.
• Gespür für Timing und Kommunikation, damit Informationen bei den richtigen Personen zur richtigen Zeit Wirkung entfalten.
• Leidenschaft dafür, Abläufe jeden Tag ein Stück weiter zu verbessern, ohne vereinbarte Prozesse aus den Augen zu verlieren.
• Teamgeist, Motivation und der Wunsch, Dich aktiv einzubringen und gemeinsam etwas zu bewegen.

Benefits

• Moderne Arbeitsumgebung mit engem Austausch zwischen den Teams.
• Regelmäßige Team-Offsites und Events, bei denen Arbeit und Spaß Hand in Hand gehen.
• Top-Ausstattung: Smartphone und Laptop – alles auch zur privaten Nutzung.
• Eine wertschätzende Kultur mit Eigenverantwortung, kurzen Wegen, offenen Türen und Spaß bei der Arbeit.
• Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und direkten Einfluss auf die Weiterentwicklung unserer Teams und Produkte zu nehmen.
• Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten – von fachlicher Weiterentwicklung bis zur Übernahme von Projekt- oder Führungsverantwortung.